稽核也要遵循管理學(xué)上的P(Plan)、D(Do)、C(Check)、A(Action)循環(huán),在稽核前稽核人員一定要先做好《稽核計劃》,正象行軍打仗前、司令部要先做好戰(zhàn)略謀劃一樣:
1、要先做出空白的《稽核任務(wù)書》,規(guī)定出本次稽核的項目內(nèi)容、本次稽核的起止時間等,便于自己在稽核中有所記錄。
2、做好稽核的時間安排:先稽核哪個部門、后稽核哪個部門,第一個被稽核的部門是什么時間去稽核、什么時間稽核結(jié)束,第二個被稽核的部門是什么時間去稽核、什么時間稽核結(jié)束等,稽核員必須能說出個子丑寅卯來。
第八步:按照稽核計劃去相關(guān)部門進(jìn)行稽核:
1、在到相關(guān)部門進(jìn)行稽核的過程中,稽核人員要根椐現(xiàn)實情況靈活處理,比如:被稽核的人員,在被稽核的時間段內(nèi)忽然有事情急需處理時,稽核人員就要理解和支持——改動稽核計劃換個時間再來;而不要象執(zhí)行公務(wù)一樣生搬硬套、一板一眼的與被稽核人員針鋒相對。
2、在稽核過程中,當(dāng)稽核員發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的項目時,一定要態(tài)度和善的與被稽核人員溝通,要學(xué)會循循善誘讓被稽核人員認(rèn)識到自己的錯誤,只有這樣,他才能改正錯誤、達(dá)到稽核的目的。
3、在一項稽核完成后,稽核人員要及時填寫《稽核檢查表》,并在填寫完畢后讓被稽核人員瀏覽確認(rèn)、簽上自己的姓名,本項稽核才算稽核結(jié)束。
第九步:稽核后必須做的幾個關(guān)鍵動作:
稽核后要及時對本次稽核進(jìn)行后序處理,才能達(dá)到稽核的目的,不是說稽核完畢填寫好《稽核檢查表》、就萬事大吉大功告成了;稽核后還要做好最關(guān)鍵的三個動作:
1、對違反相關(guān)規(guī)定或按規(guī)定做的好、應(yīng)該獎勵的人員開出《稽核獎罰單》:這里應(yīng)該拋棄掉的一個觀念是:稽核后稽核人員要不僅僅只會開罰單,流程制度中規(guī)定有獎勵的一定要一諾千金的進(jìn)行獎勵。
2、發(fā)出《整改通知書》交給被稽核的人員:此舉動的目的是讓被稽核的人員做出保證、并限期改正;因為稽核的宗旨是:給被稽核人員敲起警鐘、進(jìn)行改善;如果我們只對被稽核人進(jìn)行了獎罰,到底下一步會不會改善稽核員都是丈二和尚摸不著頭腦,你說:此次稽核是不是和尚剃頭—白費力了。
3、稽核員要對稽核的結(jié)果大肆宣揚(yáng):榜樣的力量是無窮的,同樣的道理:“殺一儆百”的威力也是無法可擋的,當(dāng)稽核員發(fā)出《整改通知》后,一定要積極采取各種方式大肆宣揚(yáng),把做的好進(jìn)行獎勵和做的差進(jìn)行處分的兩種結(jié)果、形成鮮明的對比:在大會上進(jìn)行導(dǎo)讀、在宣傳欄上進(jìn)行張貼、在案例分析會上進(jìn)行分析等,讓企業(yè)的人無人不曉。
第十步:稽核員需要注意的幾個事項如下:
1、稽核前要自己先熟悉稽核的依據(jù),然后做稽核才不會出現(xiàn)外行教內(nèi)行的情況。
2、稽核過程中,凡違規(guī)的事一定要記錄并要經(jīng)責(zé)任人“簽字畫押”。
3、要始終抱著幫助被稽核人做好工作的心態(tài)去做稽核。