會(huì)議和座談：會(huì)議是加強(qiáng)組織建設(shè)，強(qiáng)化成員期望，促進(jìn)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的投入的有效工具和手段。為了使會(huì)議有效，會(huì)前必須確定會(huì)議的目的、與會(huì)人員和議程，并且把會(huì)議目的和議程和資料分發(fā)給每位與會(huì)人員；會(huì)議期間，必須按時(shí)召開(kāi)會(huì)議，指定會(huì)議記錄人員，會(huì)議主持人應(yīng)該督促而不是支配會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容應(yīng)該及時(shí)并盡可能記錄下來(lái)，在會(huì)議或者面談中應(yīng)該使用筆記本電腦，指定一個(gè)打字熟練的人把所有的討論記錄下來(lái)，記錄的同時(shí)還要做一定的整理，另一種辦法就是采用錄音的方式，會(huì)議參與者全心投入到會(huì)議中，而事后通過(guò)錄音整理。如果不這樣做，那么你結(jié)束會(huì)議的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)，所有的討論只剩下一個(gè)模糊的印象，需求對(duì)你來(lái)說(shuō)仍然是一件遙遠(yuǎn)的事情，會(huì)議結(jié)束前總結(jié)會(huì)議成果并文檔化，請(qǐng)參與討論的用戶對(duì)記下的內(nèi)容評(píng)論并更正，控制會(huì)見(jiàn)進(jìn)度和討論范圍按時(shí)結(jié)束會(huì)議；會(huì)后，公布會(huì)議結(jié)合，要安排人員對(duì)項(xiàng)目決定和安排進(jìn)行跟進(jìn)。

    第一次用戶和開(kāi)發(fā)人員的會(huì)面就像兩個(gè)陌生人的第一次見(jiàn)面一樣，大家都不知道說(shuō)什么，問(wèn)什么，都擔(dān)心他們說(shuō)的或做的帶來(lái)分歧，他們都在想自己要得到的東西也就是不同的期望，同時(shí)他們都希望同一件事件就是項(xiàng)目的成功。下面建議的問(wèn)題列表能夠幫助會(huì)議組織者有的放矢：

    第一階段：從自由的問(wèn)題開(kāi)始，得到一些基本的了解，比如要解決的是什么問(wèn)題，需要解決方案的人，以及解決方案希望達(dá)到的效果。

    1、誰(shuí)是問(wèn)題的提出者或者是解決方案的受益者？

    2、誰(shuí)將使用這個(gè)解決方案？

    3、成功的解決方案能夠得到哪些經(jīng)濟(jì)上的利益（不要涉及到用戶的商業(yè)秘密）？

    4、是否有或者需要另一種解決方案？

    第二階段：得到問(wèn)題的更好理解和用戶表達(dá)的想法

    1、解決方案定位與解決哪些問(wèn)題？

    2、成功的解決方案將產(chǎn)生什么樣的輸出？

    3、解決方案將在什么樣的環(huán)境下使用？

    4、有什么特殊的性能要求或者約束影響了解決方案？

    第三階段：關(guān)注于會(huì)議的效果

    1、你認(rèn)為是否有更適合的人回答這些問(wèn)題？

    2、是否會(huì)議的時(shí)間太長(zhǎng)，問(wèn)題太多？

    3、其他人是否能提供別的信息？

    4、是否我們還有其他的問(wèn)題沒(méi)有問(wèn)到？