今天與幾位同事開會(huì)討論關(guān)于寫書的事，大家各執(zhí)己見，討論比較激烈。我把想法寫在白板上時(shí)，有個(gè)同事不時(shí)打斷我，并對(duì)我的思路提出問題，而我做出解答，此時(shí)，岳老師進(jìn)來了，對(duì)我的同事說，我覺得你最好先聽完bingo說的內(nèi)容，再把你的想法展示出來，否則你基于bingo的思路提出問題，bingo總能找出答案，我相信最終的結(jié)果一定是按照bingo的想法去做了，那這就不能算是討論。如果大家都能把想法擺出來，最好再討論出每個(gè)人都認(rèn)可的想法，最終的成 果可能才是最理想的。
我覺得這種做法挺有道理的。開會(huì)一般都是如此，如果總是基于一個(gè)人的想法，可能最終的結(jié)果只能是按照這個(gè)人的想法去做，但是如果大家都能有自己的想法，最終的結(jié)果才能稱為“思想的碰撞”，所以開會(huì)其實(shí)是一門藝術(shù)、一項(xiàng)技術(shù)，是需要講究方法的。
人們常說中國(guó)是“文山會(huì)海”，在中國(guó)，無論是政府部門、事業(yè)單位，還是國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)，開會(huì)都是家常便飯、常有之事，可是又有幾個(gè)人是真正懂得開會(huì)，會(huì)開會(huì)的呢。
在此我想把如何開會(huì)做一個(gè)簡(jiǎn)單的分析。
一、開會(huì)需要注意的幾個(gè)問題
1、會(huì)議的根本目的：開會(huì)不是走形式，也不是完成任務(wù)，會(huì)議的根本目的是要解決問題。如每天的晨會(huì)是要明確當(dāng)天的工作任務(wù)和目標(biāo)，周會(huì)是要總結(jié)一周工作成績(jī)和問題，表揚(yáng)大會(huì)就是樹立榜樣、塑造典型、激勵(lì)大家。
2、會(huì)議氣氛的控制：會(huì)議氣氛的控制也相當(dāng)重要，在一個(gè)良好、熱烈的氛圍中召開的會(huì)議，會(huì)充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，激發(fā)大家的主人翁精神，增強(qiáng)責(zé)任心，反之，如果會(huì)議死氣沉沉，成了一言堂，這個(gè)會(huì)議也是起不到應(yīng)有效果的。
3、 會(huì)議決議的形成：開會(huì)的目的是要解決問題，那么會(huì)議就要會(huì)而要議，議而要決，但在現(xiàn)實(shí)中，往往都是會(huì)而不議，議而未決。筆者參加過很多領(lǐng)導(dǎo)開的會(huì)議，都是 會(huì)是開了，但卻未形成什么決議，開會(huì)到最后，與會(huì)者還是不知道最后的結(jié)論是什么，分工是什么，該怎么辦，結(jié)果是會(huì)開完了，沒辦法，還是要再跑到領(lǐng)導(dǎo)辦公室 去問。這樣的會(huì)議是一點(diǎn)成效也沒有的，開了等于沒開，開的多了，會(huì)議的作用價(jià)值就會(huì)越來越小，再開會(huì)員工就會(huì)從心里上不重視，反對(duì)開會(huì)，所以，既然要開 會(huì)，就一定要形成明確的決議，要么就別開。
4、培養(yǎng)員工的列席：對(duì)一些優(yōu)秀員工，你要讓他明白領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他的重視，你不需要清清楚楚的告訴他，很簡(jiǎn)單，你請(qǐng)他列席一次重要會(huì)議，并請(qǐng)他主動(dòng)發(fā)言一次，那么比你親口告訴他，公司是多么重視效果要好的多。這個(gè)時(shí)候，會(huì)議在領(lǐng)導(dǎo)者手中又是另一種工具，一種激勵(lì)員工士氣的工具。
二、一個(gè)成功會(huì)議的基本流程
1、 會(huì)前準(zhǔn)備：不打無準(zhǔn)備之仗，會(huì)議亦如此。無論是大的、小的，正式的、非正式的會(huì)議都一樣，在開會(huì)前，主持會(huì)議人員都應(yīng)該做好充分的準(zhǔn)備，并提前安排通知與 會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題和準(zhǔn)備事宜�，F(xiàn)實(shí)中我們看到的往往都是開會(huì)前才通知，除例會(huì)之外，基本上會(huì)議只有召集人知道會(huì)議的主題和內(nèi)容，與會(huì)者一無所 知，什么準(zhǔn)備都沒有，全憑臨場(chǎng)發(fā)揮。這樣的會(huì)議，其質(zhì)量與充分準(zhǔn)備過的會(huì)議是相差甚遠(yuǎn)的，執(zhí)行力、管理效果的流失，也許正是從這些細(xì)節(jié)中一點(diǎn)點(diǎn)漏掉的。
2、 會(huì)中控制：開會(huì)時(shí)，會(huì)議發(fā)起人一般是會(huì)議的主持人（當(dāng)然也有特殊情況，如秘書通知）。（所以會(huì)議發(fā)起人的準(zhǔn)備工作是最為重要的）。開會(huì)過程中，應(yīng)該由會(huì)議發(fā)起人主持 各與會(huì)人發(fā)言，要求每位與為人都表達(dá)自己的想法。一般而言，開會(huì)經(jīng)常都會(huì)出現(xiàn)爭(zhēng)論比較激烈的情況，這時(shí)候會(huì)議主持人的會(huì)議控制就非常重要了，既要讓與會(huì)人 發(fā)言，又要避免爭(zhēng)論過于激烈，所以需要適時(shí)提醒與會(huì)人發(fā)表看法，但在爭(zhēng)論過激時(shí)則要適時(shí)打斷。會(huì)議過程中，還應(yīng)該要有會(huì)議內(nèi)容記錄人員，對(duì)討論的重點(diǎn)進(jìn)行 記錄。開會(huì)時(shí)極有可能出現(xiàn)的問題是，當(dāng)討論中由于與會(huì)人員對(duì)問題思考不夠清晰時(shí)，進(jìn)入了討論的僵局，這時(shí)候千萬不要在這些問題上做過多的停留，否則將嚴(yán)重 影響會(huì)議效率。會(huì)議主持人應(yīng)提出將該問題暫時(shí)擱置，會(huì)后再思考，并約定時(shí)間進(jìn)一步討論。在會(huì)議即將結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)該對(duì)會(huì)議討論內(nèi)容做出總結(jié)，并提出 未澄清的問題，并再次強(qiáng)調(diào)下次開會(huì)時(shí)間，或如果不再開會(huì)討論，明確問題的解決辦法。
3、 會(huì)后跟進(jìn)：會(huì)議開完了，形成決議，并不意味著會(huì)議就結(jié)束了。會(huì)議形成的決議最終要執(zhí)行下去，落實(shí)到位，會(huì)議的效果才能真正顯現(xiàn)出來。所以管理對(duì)會(huì)議形成決 議的執(zhí)行情況、執(zhí)行成績(jī)，以及存在問題也要及時(shí)進(jìn)行了解，并根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整，會(huì)后的跟進(jìn)才是保證會(huì)議效果的根本和重中之重。
