會(huì)議重生于企業(yè)與老板的角角落落
我們用“文山會(huì)海”去形容一些老板的工作毫不為過。因?yàn)檫@些使許多企業(yè)的老板忙得不可開交，即使自己不主觀的去做，可又不得不疲于應(yīng)付這些開不完的會(huì)、批不完的文件。會(huì)議作為企業(yè)老板或管理者實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的一種工具，是他們履行責(zé)任的手段，也是企業(yè)組織管理的活動(dòng)方式。不論規(guī)模大小、規(guī)格高低、議題輕重、時(shí)間長短，只要必須，就有它出現(xiàn)和存在的價(jià)值。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全世界每天至少有5000萬個(gè)事務(wù)性會(huì)議，而美國以每日1000萬個(gè)會(huì)議名列榜首。日本企業(yè)高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間約占40%，俄羅斯的高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間一般也占30%～40%。并且，每年人們開會(huì)的次數(shù)仍然在緩慢而穩(wěn)定地增加。
雖然會(huì)議在人們社會(huì)生活中的大分量和大比重，已經(jīng)成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。但是，許多企業(yè)的老板或企業(yè)的各個(gè)管理層卻把會(huì)議當(dāng)作一把能夠打開任何問題之門的“萬能鑰匙”，動(dòng)不動(dòng)就開會(huì)決定！不管這些需要決定或決策的事情是大事還是小事，總是用會(huì)議來解決問題。給老板或管理者自己不僅帶來了沒完沒了的時(shí)間成本的巨大支出或是浪費(fèi)，因開會(huì)而感覺心力交瘁，而且也給下屬形成這種“開會(huì)假象”的工作風(fēng)格，也使他們陷入到了開會(huì)的怪圈當(dāng)中。
開會(huì)的常見原因一般有以下幾種：資訊傳達(dá)與監(jiān)督員工；達(dá)成決議與解決問題；開發(fā)新的創(chuàng)意；激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員的士氣；鞏固領(lǐng)導(dǎo)的地位。在工作中，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)只要有3個(gè)人以上有議程，就可以開會(huì)。在任何一家企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，開會(huì)是司空見慣的事情。可是，大多數(shù)的人卻是一聽到開會(huì)這個(gè)詞就會(huì)皺眉搖頭。那么，為什么大家會(huì)有這樣的反應(yīng)呢？
開會(huì)即是為了解決問題提高效率
在大多數(shù)企業(yè)中，人們的會(huì)議往往是討論了半天，要么不著邊際，要么形成的決議嚴(yán)重地脫離實(shí)際――無法實(shí)施，很多會(huì)議不是拖得太長，就是缺乏效率，開會(huì)時(shí)有一半以上的時(shí)間是在無聊的會(huì)談中白白浪費(fèi)掉的。
糟糕的會(huì)前準(zhǔn)備、不當(dāng)?shù)淖h程安排，及與會(huì)者對(duì)議事規(guī)則的無知，往往使許多企業(yè)平均每年要損失30個(gè)工作日及240個(gè)工作時(shí)�？吹竭@個(gè)結(jié)果，你一定能夠理解自己和同事為什么不能把“開會(huì)”當(dāng)一回事了，對(duì)這種純粹浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議不感冒了。
許多老板或企業(yè)管理者召開會(huì)議的低效率主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
沒有目的性，形成多中心會(huì)議；開會(huì)只是為了走形式；主持人會(huì)前沒準(zhǔn)備，而且缺乏引導(dǎo)控制會(huì)議的能力；參加會(huì)議的人們?nèi)狈r(shí)間觀念，不準(zhǔn)時(shí)參加；重復(fù)內(nèi)容發(fā)言，眾多陪會(huì)者重復(fù)表態(tài)；對(duì)于許多問題反復(fù)研究，卻不能形成決議；匯報(bào)不得要領(lǐng)，像流水賬。
任何一個(gè)會(huì)議的召開都要耗費(fèi)時(shí)間和人力，開會(huì)的成本實(shí)際是很高的。如果我們將所召開的每一次會(huì)議都計(jì)算成本并由召集單位支付報(bào)酬和賠償?shù)脑�，�?huì)議次數(shù)可能會(huì)大大減少。由此看來，即使老板不得已開會(huì)，也要盡量減少開會(huì)人數(shù)，壓縮會(huì)議時(shí)間。
為了高效率工作，我們應(yīng)禁止開一些開與不開一個(gè)樣的會(huì)議。只有出現(xiàn)以下幾種情況才可以考慮開會(huì)：
按常規(guī)步驟來不及決定的事情；必須依靠集思廣益才能解決的問題；需要做出決定的事；發(fā)生重大變革和實(shí)行新方法時(shí)；會(huì)議對(duì)參加者具有訓(xùn)練價(jià)值和激勵(lì)作用，或容易在會(huì)議上接受的決定。所以，老板們應(yīng)更多的將開會(huì)時(shí)間進(jìn)行合理必要的安排，使會(huì)議不致于陷入泥沼。
我的觀點(diǎn)不是認(rèn)為企業(yè)老板或是經(jīng)營管理者不要去開會(huì)，而是如何能夠?qū)⒚恳淮蔚臅?huì)開得有成果，高效率，最低限度降低開會(huì)成本的浪費(fèi)。而老板對(duì)于低效率和不能在會(huì)上解決問題的行為不文過飾非，勇于承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并且積極去尋找解決老板自身與提高工作效率和會(huì)議效果的方法，那么，在處理好這些關(guān)系后，老板自身就會(huì)得到一種嶄新的自由與輕松而又不會(huì)使決策失靈、工作失控和會(huì)議無果。
因此，企業(yè)老板不妨從以下幾方面注意會(huì)議，從而將企業(yè)與自身從會(huì)議的泥沼中來個(gè)“牛不揚(yáng)鞭自奮蹄”！
1、開會(huì)風(fēng)格忌千篇一律
許多老板與管理者開會(huì)每次都是正月里吃餃子先吃皮后吃餡――老一套，沒有新意與亮點(diǎn)，不僅使與會(huì)的聽者提不起興趣，拿不出好主意，而且也使會(huì)議召集人越來越?jīng)]精神。老板應(yīng)該明白，無論你怎樣工作都是一天，如何高效率運(yùn)用好一天時(shí)間，控制好時(shí)間很關(guān)鍵。
只要不影響你的工作，老板就必須讓自己一次做多項(xiàng)事情，有一心多用的能力，可以一邊尋找下次會(huì)議所需要的資料，一邊聽秘書的口頭報(bào)告，也不會(huì)延誤到任何一項(xiàng)工作。全力以赴做更多的事情，在最大限度內(nèi)利用你的時(shí)間。
善于利用時(shí)間的人都會(huì)善用這部分可控制時(shí)間。他們清楚自己只有有限的時(shí)間，因此他們要在最大限度內(nèi)加以利用。一旦處于可控制時(shí)間階段，就立即列出要做的事項(xiàng)表，分出主次和輕重緩急，著手進(jìn)行最重要的工作，繼續(xù)不斷地持續(xù)，直到完成為止。
老板應(yīng)知道怎樣處理日常工作，召開正常的有必要的會(huì)議，同時(shí)每次都以新的能夠引起與會(huì)者足以重視的話題來討論解決需要開會(huì)的問題。就算較困難的會(huì)議，你也是一次又一次地以不同方式去做。
2、合理利用會(huì)議的黃金時(shí)間
一天當(dāng)中，工作效率最高的時(shí)間是在上午11點(diǎn)到下午1點(diǎn)之間，其余時(shí)間會(huì)稍微有所下降。所以，老板在必須要開會(huì)時(shí)，最好將時(shí)間安排在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，因?yàn)檫@是一天當(dāng)中的黃金時(shí)間，并且還要合理的利用會(huì)議中的黃金時(shí)間根據(jù)你的指示要求秘書制作出你的工作效率程度表。一天之中，何時(shí)電話鈴會(huì)響個(gè)不停？何時(shí)會(huì)議次數(shù)最多？何時(shí)最忙？這些情況將告訴你，人們?cè)谑裁磿r(shí)候精力達(dá)到最旺盛。然后盡可能挖掘這種精力。
把重要的約會(huì)和會(huì)議安排在上午11點(diǎn)左右。你便能與處在最佳狀況的人們打交道，而且可以獲得最高效率。
若周一大清早就召開重要會(huì)議，人們也許還在想著周末或昨天晚上的事，難以進(jìn)入會(huì)議的主題。如果會(huì)議是在下午5點(diǎn)召開，你更會(huì)發(fā)現(xiàn)許多同事精神不濟(jì)，會(huì)議的實(shí)效也會(huì)減少。因此在處理重要事件開重要會(huì)議時(shí)，一定要懂得掌握黃金時(shí)間。
3、值得去解決的重大問題才開會(huì)決策
一般來講，企業(yè)老板開會(huì)在解決問題時(shí)，一共有四類重要的問題才會(huì)去開會(huì)。第一類是真正的普遍性問題，老板在開會(huì)中遇到的問題多數(shù)可以歸入此類。這些問題常常通過諸多的表面事件表現(xiàn)出來，但如果只是去處理這些表面事件，不去追究問題的根源，不僅問題得不到根治，而且還將耗費(fèi)大量的時(shí)間和金錢。要解決普遍性問題，管理者首先要制定規(guī)則，然后可根據(jù)實(shí)際情況來調(diào)整規(guī)則，從而達(dá)到解決問題的目的。
第二類問題，對(duì)當(dāng)事者來說可能是獨(dú)一無二的，但是已經(jīng)在很多企業(yè)中發(fā)生過，也具有普遍性，比如并購，這就要借助別人的經(jīng)驗(yàn)來解決.
第三類是真正獨(dú)一無二的問題，這類問題必須個(gè)別處理。但是這類問題少之又少。
最后一類問題隱藏著新的普遍情況，這類問題需要建立新的規(guī)則來解決，千萬不要把它們當(dāng)成沒有普遍性的意外事件。
4、不要將自己鎖定為“電話先生或開會(huì)先生”
許多老板喜歡老呆在那張舒適的辦公桌，在辦公室發(fā)號(hào)施令，或者喜歡“煲電話粥”指手畫腳的舉行電話會(huì)議。不論老板開什么樣的會(huì)，什么樣的決定，時(shí)間久了只通過聽取匯報(bào)的聽一面之言、開會(huì)或電話來做出決定而不去親自了解，很容易使決策出現(xiàn)偏差，形成開會(huì)先生或電話先生。
而一位善于利用會(huì)議的高效能人士，他不會(huì)總依賴他舒適的辦公桌，而是經(jīng)常走出來、走出去進(jìn)行調(diào)查研究和實(shí)地觀察去開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)解決問題。
而老板也可以專門設(shè)計(jì)一個(gè)你在公司里常需要與之聯(lián)系的電話簿，打個(gè)簡短的電話交代清楚事情，就沒有必要走到那個(gè)人的辦公桌旁。
做事講求方法，特別是面對(duì)一大堆的文件資料時(shí)，建立方法，你才能節(jié)約時(shí)間和精力。
每年一次全體員工參加的鑒定員工工作能力的會(huì)議，是一年中最重要的會(huì)議。在這種會(huì)議上，高效能人士必須給員工的工作打分?jǐn)?shù)，并為明年制定奮斗目標(biāo)及具體目的。讓員工們知道，你期待他們什么，同樣也就等于告知他們，你是個(gè)頭腦精明的高效能人士。
花費(fèi)時(shí)間開會(huì)去評(píng)價(jià)別人，但對(duì)于長處與短處都要做出合理的評(píng)價(jià)，有效地利用時(shí)間，就是要評(píng)價(jià)你周圍人的能力。因?yàn)槔习逡缪莸氖且晃恢笓]者的角色，高度注意別人的才華與技能，你才能人盡其才，節(jié)約時(shí)間。
5、會(huì)議決議的執(zhí)行比開會(huì)本身更重要
老板一開始就考慮在開會(huì)時(shí)“什么樣的決策才會(huì)被接受”對(duì)決策者毫無益處。因?yàn)樵诳紤]這一問題的過程中，決策者往往會(huì)丟掉重點(diǎn)，根本無法做出有效的決策。正確的做法是，先判斷出正確的決策，然后再采取折中的辦法，讓大家接受決策。
但事實(shí)驗(yàn)證出，會(huì)議決策雖然做出來了，也非常正確，但如果不使企業(yè)的一個(gè)層級(jí)一個(gè)層級(jí)的去實(shí)施執(zhí)行，那么，決策不過是美好的愿望而已。在這個(gè)步驟中，管理者要確保任務(wù)執(zhí)行者能夠勝任工作。如有必要，還必須調(diào)整對(duì)執(zhí)行者的考核方法、任務(wù)完成的衡量標(biāo)準(zhǔn)以及激勵(lì)機(jī)制。將決策告知相關(guān)人員也很重要，否則，很可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果。
對(duì)照實(shí)際執(zhí)行情況檢驗(yàn)決策的正確性和有效性。決策者需要報(bào)告和數(shù)據(jù)等系統(tǒng)化的反饋信息。但是，信息總是抽象的，并不準(zhǔn)確反映具體現(xiàn)實(shí)。因此，他們的反饋信息若不以親眼所見的實(shí)際情況為核心，他們?nèi)舨唤?jīng)常走出去看看，就容易落入教條主義的桎梏中。
