其實(shí)在認(rèn)識(shí) Rachel 之前 ， 我對(duì)“秘書”的理解跟大多數(shù)人一樣簡(jiǎn)單 ， 覺得秘書就是伺候人的活兒 ， 只要有點(diǎn)兒眼色 ， 沒什么 太難的 ， 最需要的就是耐心。直到有機(jī)會(huì)跟 Rachel 這個(gè)在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天 ， 才明白許多看似簡(jiǎn)單的 事情 ， 做起來卻并不那樣容易。
“提起秘書 ， 大多數(shù)人都會(huì)想到漂亮的女孩。事實(shí)上在國(guó)外 ， 真正優(yōu)秀的秘書大多已近不惑之年 ， 或許年齡更大。他們真的非 常專業(yè) ，以我現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)是沒法比擬的。”這個(gè)高挑的女孩子 ， 一 身干練的職業(yè)套裝 ， 說話時(shí)的語調(diào)平穩(wěn)卻很有力度 ， 老到的樣子 顯得比同齡人成熟許多。
墊腳撐起半邊天
2000 年 ， 英語專業(yè)畢業(yè)的 Rachel 陰差陽(yáng)錯(cuò)地進(jìn)入一家法國(guó) 公司做秘書工作。當(dāng)時(shí)公司規(guī)模還小 ， 許多制度體系不完善 ， 反 而給Rachel 更多鍛煉機(jī)會(huì)。“其實(shí) ， 做秘書最擔(dān)心的是得不到上 司的信任 ， 因此 ， 在與一個(gè)新老板相處的時(shí)候 ， 最先要做的就是獲取他的信任。”
公司要從廈門搬到上海 ， 為了選址讓上司滿意 ，Rachel 下了 很大工夫。“在做事之前 ， 一定要知道上司的口味 ， 否則 ， 你累死累活地跑半天 ， 卻不一定有好效果。而且在給上司提出你的建議時(shí) ， 一定要有十分充足的理由讓他相信 ， 你的選擇是對(duì)的 !”在搞明白上司將來想要居住的地段和他心中的期望價(jià)格之后 ， 她跑遍了上 海所有的寫字樓 ， 把各個(gè)寫字樓的交通狀況、周邊服務(wù)、居住設(shè) 施全都調(diào)查了一遍。
這件事辦得很成功 ，Rachel 的秘書生涯漂亮地打了頭一仗。“其實(shí)許多小事情也在不斷地滲透出上司對(duì)你信任與否。”Rachel 笑著說 ， 就像訂機(jī)票、安排行程 ， 有人覺得是再簡(jiǎn)單不過的事情 ，不需要任何技巧。其實(shí)每個(gè)老板都有自己的“口味”， 他喜歡乘哪個(gè)時(shí)段、哪個(gè)航空公司的飛機(jī) ， 在飛機(jī)上喜歡坐哪個(gè)位子 ( 靠窗口還是靠走廊 ， 頭等艙還是經(jīng)濟(jì)艙 )， 喜歡住哪家賓館、哪個(gè)樓 層 ( 吸煙還是不吸煙的 )、什么樣標(biāo)準(zhǔn)的房間等等 ， 這一切秘書都必須了如之掌。“老板不會(huì)親口告訴你‘我喜歡什么’， 很多時(shí)候 要你用心地去想、去琢磨 ， 雖然是小事情 ， 但一次兩次辦不好 ， 老板就會(huì)漸漸喪失對(duì)你的耐心和信任。”
一個(gè)好的秘書是能頂半邊天的。比如 check E-mail 這種事。 剛開始 ， 上司讓 Rachel check 完后還要再檢查一遍 ， 等過幾個(gè)月后 ， Rachel 對(duì)上司的想法已經(jīng)了解透徹 ， 她明白哪些 E-mail 是 老板認(rèn)為必須處理的 ， 哪些是不急需處理的 ， 漸漸地上司就完全相信了 Rachel 的判斷。“贏取信任需要一個(gè)過程 ， 在這個(gè)過程中 ，只有自己用心摸索。”
在 Rachel 眼里 ， 想要做一個(gè)合格的秘書 ， 一定要切實(shí)地關(guān)心 自己的上司 ， 這種關(guān)心不是常人眼中的阿諛奉承。比如在開會(huì)的 時(shí)候 ，一個(gè)合格的秘書明白什么時(shí)候應(yīng)該進(jìn)入會(huì)議室給上司送杯 水 ， 或者提醒他注意休息等等。“許多人瞧不起這樣的小動(dòng)作 ， 覺 得沒什么了不起。其實(shí) ，經(jīng)歷了 3 個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的會(huì)議后 ， 他 這個(gè)時(shí)候已經(jīng)很渴、很疲倦了 ， 一個(gè)關(guān)心的小舉動(dòng) ， 會(huì)拉近你和 上司的距離。”
Rachel 誠(chéng)懇地說 ， 老板也是人 ， 他們也時(shí)常為人際關(guān)系頭疼 ， 許多老板在別人面前掩飾得很好 ， 其實(shí) ， 他們很難有交心的人 ， 秘書和司機(jī)恐怕是他們最親密的人了。“作為他身邊最貼近的下屬 和同事 ， 如果他信任你 ， 會(huì)跟你講許多他的煩惱和困惑 ， 因?yàn)樗?道 ，你不會(huì)到處亂講。更好的秘書 ， 還能夠?yàn)樯纤境鲋饕?， 替他們 解除困惑。”
“老板永遠(yuǎn)是對(duì)的 !”
中國(guó)有句古話 ，“伴君如伴虎”。和上司相處的過程 ， 不但是相互信任的過程 ， 同時(shí)也是磨合的過程。
Rachel 回憶起自己剛?cè)胄袝r(shí)的一段遭遇。 在法國(guó)公司做秘書時(shí)的 Rachel， 因?yàn)?沒有太多經(jīng)驗(yàn) ， 上司說的一切命令她都只是用“好的”來回答。后來她漸漸意識(shí)到 這樣做可能導(dǎo)致每件事情都無法完成。于 是 ， 在進(jìn)入飛利浦公司擔(dān)任亞太區(qū)總裁秘 書后 ，她學(xué)會(huì)了積極跟上司有效溝通 ， 不 能做的一定事先明說。“上司可能會(huì)一天 交付 10 項(xiàng)任務(wù) ， 而你或許只能做好 5 項(xiàng) ， 開始就應(yīng)該跟上司講明白， 我只能完成其 中 5 項(xiàng) ， 如果都做 ， 可能會(huì)做得一塌糊涂。 這樣 ， 他會(huì)另行安排合適的人選協(xié)助你完 成工作。如果什么都用‘好的’作回答 ，最終吃苦果的只有自己 ， 而且逐漸會(huì)讓老板懷疑你的能力。”
“中國(guó)人不太善于 challenge 自己的 上司 ， 任何事情都容易唯命是從。但在外 企 ， 上司更愿意在第一時(shí)間知道你遇到的 困難和想法 ，這樣更有利于他下一步工作 計(jì)劃的執(zhí)行。”
“老板永遠(yuǎn)是對(duì)的。與上司相處的過 程難免會(huì)有被誤解的時(shí)候 ， 這個(gè)時(shí)候最好 先站在上司的角度思考他為什么會(huì)這樣想，而后找個(gè)合適的時(shí)解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋，只會(huì)適得其反。”
Rachel 談起自己曾經(jīng)遇到過的一個(gè) 麻煩。中秋節(jié)發(fā)月餅票 ， 在計(jì)算時(shí)忘記了 司機(jī)的份額 ， 當(dāng) Rachel 發(fā)現(xiàn)時(shí)有點(diǎn)兒慌。一位部門經(jīng)理知道后把自己的份額讓給了 司機(jī)，Rachel 很高興。當(dāng)時(shí)上司在泰國(guó)出 差 ，Rachel 就 發(fā) E-mail 給 他 ， 說 事 情得 到了解決。得到的回復(fù)卻是上司的大發(fā)雷 霆 :“你沒有任何權(quán)力來幫我決定事情 !” Rachel 當(dāng)然很不開心 ， 后來靜心一想 ， 明白是自己在信里沒有寫清楚 ， 讓上司誤以 為自己把他的月餅票給了司機(jī) ， 擅自動(dòng)用 他的私人物品。“我當(dāng)時(shí)沒有即刻打電話 給他 ， 只是寫E-mail 說一切等你回來解釋。如果馬上打電話辯解 ， 老板會(huì)認(rèn)為你在挑釁他 ， 事情只會(huì)更糟。靜下心來找原 因才是關(guān)鍵 ， 要把握一個(gè)原則——老板永 遠(yuǎn)是對(duì)的。他發(fā)脾氣也好 ， 表?yè)P(yáng)也好 ， 他 有自己的立場(chǎng) ，多站在他的角度考慮問題 ， 會(huì)讓自己做事情事半功倍。”
潛伏的“貴人”
“我一直相信一句話 ，‘你成功的一 半是由上司定義的’。和上司的融洽相處 ， 同時(shí)也是對(duì)自己的成全。”Rachel 談起這 一點(diǎn)深有體會(huì)。
Rachel 離開秘書行業(yè)已經(jīng)有半年時(shí) 間了 ， 而她的事業(yè)轉(zhuǎn)型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要調(diào)任北京 ， 當(dāng)時(shí)的 Rachel有兩個(gè)選擇 ， 和老板一同 去北京繼續(xù)秘書工作 ; 或者留在上海 ， 重 新開始另一個(gè)新角色 ， 在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經(jīng)過幾夜不眠的思量 ，Rachel 決定選擇后者。
“我相信跟我共過事的人 ， 再做任何 事情都同樣出色。”這是上司臨走時(shí)留給 她的一句話。Rachel 開始做一個(gè)真正意 義上的職員 ，開始有機(jī)會(huì)接觸公司的核心 業(yè)務(wù)。初期的轉(zhuǎn)型困難重重 ， 前任上司卻在遙遠(yuǎn)的北京一直關(guān)心著Rachel 的成長(zhǎng)。每次回上海，有機(jī)會(huì)的話都會(huì)面對(duì)面給她肯定和鼓勵(lì)，讓從沒學(xué)過金融的Rachel 越來越有信心 ，在新崗位上也越 來越適應(yīng)。
問起Rachel 有沒有過怕上司的心態(tài)， Rachel 笑著說， 和上司相處， 說難也不難。千萬不要因?yàn)樗悄愕睦习迥憔湍盟?dāng)God， 要把他看做是自己的同事， 出了公司大門是自己的朋友。有了這樣的平 和心態(tài) ，才可以更放松地和他相處。”
你和工作伙伴在工作上相互依賴 ， 老板也不例外。對(duì)照以下這些管理細(xì)節(jié) ， 你很好 地實(shí)現(xiàn)了老板對(duì)你的期望了嗎？
